Protokołowanie uchwał zgromadzenia wspólników w spółce z o.o.

Zgromadzenie wspólników uregulowane zostało w art. 227 – 254 ksh. Główna funkcja Zgromadzenia Wspólników jest podejmowanie uchwał w sprawach przewidzianych przepisami kodeksu spółek handlowych i aktem założycielskim. Uchwała wspólników, powzięta wbrew postanowieniom aktu założycielskiego spółki, a także godząca w interesy spółki lub mająca na celu pokrzywdzenie wspólnika , może być zaskarżona w drodze powództwa o unieważnienie wytoczonego przeciwko spółce.

Istotnym problemem praktycznym jest naruszenie wymogów formalnych uchwał i ich wpływ na ważność uchwał podjętych na zgromadzeniu wspólników. Pojawia się tu zasadnicze pytanie czy uchwała zostaje podjęta w momencie jej podjęcia czy w momencie sporządzenia protokołu z posiedzenia organu spółki?

Protokół stanowi zwięzły zapis  określonego zdarzenia. Art. 248 § 1 ksh stanowi o obowiązku protokołowania podejmowanych uchwał, a nie samego przebiegu zgromadzenia wspólników. Nie ma jednak  żadnych przeszkód, aby protokołować przebieg zgromadzenia wspólników, chyba że ten obowiązek wynika z uchwały wspólników lub obowiązek ten wynika z umowy spółki.

Należy podkreślić, iż uchwały zgromadzenia wspólników co do zasady dokumentowane są w formie pisemnej. Jednaj art. 248 § 1 zd.2 ksh przewiduje, iż pewne uchwały zgromadzenia wspólników muszą być sporządzone przez notariusza, a więc w formie aktu notarialnego. Do spraw, gdzie uchwały powinny być sporządzone w formie aktu notarialnego należą:
- przekształcenie spółki
- podział spółki z o.o.
- łączenie się spółki z o.o.
- rozwiązanie spółki z o.o. lub przeniesienie jej siedziby za granicę
- zmiana umowy spółki z o.o.

Minimalne wymogi formalne jakim musi odpowiadać protokół zawiera art. 248 § 1 i 2 ksh. W związku z tym, protokół musi zawierać: prawidłowość zwołania obrad zgromadzenia wspólników, zdolność zgromadzenia wspólników do podejmowania uchwał, treść podjętych uchwał oraz liczbę głosów oddanych za każdą uchwałą oraz zgłoszone sprzeciwy.

Prawidłowość zwołania zgromadzenia wspólników dokonuje się poprzez dokonanie kontroli czy zwołane zostało ono przez właściwy organ uprawniony do zwołania, sprawdzić należy również listę obecności oraz listę osób uprawnionych do udziału w posiedzeniu zgromadzenia wspólników. Ponadto należy również skontrolować, czy  listy polecone skierowane do wspólników zostały wysłane we właściwym czasie i czy zawierały one właściwe treści, mianowicie dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad.

Należy podkreślić, fakt , iż do zgromadzenia wspólników może dojść bez formalnego zwołania. W takiej sytuacji, należy w protokole również zaznaczyć, iż  żaden ze wspólników nie zgłosił sprzeciwu co do odbycia zgromadzenia bez formalnego zwołania zgromadzenia wspólników. W protokole również należy zapisać, iż zgromadzenie wspólników zdolne jest do podejmowania uchwał. Nasuwa się zatem pytanie kiedy zgromadzenie jest zdolne do podejmowania uchwał? Zdolność taka istnieje, jeżeli w zgromadzeniu bierze udział wymagana liczba wspólników. Protokół obejmuje także informacje dotyczące podejmowanych uchwał wraz z podaniem liczby oddanych głosów „za „ i „przeciw” i „wstrzymujących się” za każdą uchwałą oraz zgłoszone sprzeciwy.

Ważnym jest aby, do protokołu dołączyć listę obecności z podpisami uczestników zgromadzenia wspólników, dowody zwołania obrad oraz dokumenty pełnomocnictw do udziału w obradach zgromadzenia wspólników lub wykonywania prawa głosu. Protokół podpisują wszyscy obecni na zgromadzeniu wspólników czyli wspólnicy, pełnomocnicy(jeżeli tacy zostali ustanowieni). Jeżeli spółka ma większą liczbę wspólników to uchwały mogą być podpisane tylko przez przewodniczącego i protokolanta, muszą być zgłoszone do księgi protokołów.

Należy postawić pytanie  czy naruszenie wymogów formalnych z art.248 ksh powoduje nieważność uchwał?

Uchwały zgromadzenia wspólników zapadają z chwilą ich podjęcia, bez względu na to czy zostały one zaprotokołowane, czy protokół zawiera wyżej wskazane dane, jak również to czy protokół został podpisany przez właściwe osoby. Wszystkie wymogi formalne wskazane powyżej nie mają  wpływu na ważność uchwał. A więc uchwała sporządzona z naruszeniem wymogów formalnych z art.248 ksh jest ważna, bowiem naruszenie tego przepisu nie powoduje jej nieważności. Jak już było stwierdzone powyżej uchwała zapada z momentem jej podjęcia.

Z nieważnością uchwały mamy do czynienia w momencie, gdy uchwała miała być sporządzona w formie aktu notarialnego, a forma ta nie została zachowana.